Bí kíp nghề nghiệp
JD là gì? hay Job Description là gì? là những điều mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng cần phải biết. Nếu bạn là một người mới trong lĩnh vực nhân sự thì bài viết sau sẽ dành cho bạn.
JD là gì? (hay Job Description là gì?)
JD là một tài liệu nội bộ nêu rõ các yêu cầu công việc thiết yếu, nhiệm vụ công việc, trách nhiệm công việc và các kỹ năng cần thiết để thực hiện một vai trò cụ thể.
Nếu bạn muốn tuyển dụng đúng người thì điều quan trọng là tạo ra một bản mô tả công việc đúng - đủ - chính xác giúp ứng viên hiểu rõ về vai trò. Nếu thất bại trong việc tạo ra một bản mô tả công việc chất lượng, bạn sẽ không chỉ khiến ứng viên phù hợp từ bỏ việc ứng tuyển mà còn có nhiều khả năng tuyển dụng sai người.
Về cơ bản, JD hay bản mô tả công việc đúng chuẩn phải luôn bao gồm các phần sau:
- Mô tả về công ty, bao gồm các chi tiết về lịch sử, văn hóa và giá trị;
- Tổng quan ngắn gọn về vai trò và mục tiêu chính của vị trí;
- Vai trò và trách nhiệm chi tiết về những gì ứng viên phải làm hàng ngày;
- Danh sách các mong muốn thực tế về những kinh nghiệm và kỹ năng mà ứng viên cần có;
Tìm hiểu sâu hơn về từng phần này, chúng ta hãy cùng khám phá thêm một số điểm cần lưu ý sau đây nhé.
>>> Xem thêm: Sàng lọc CV ứng viên sao cho “Đúng Người - Đúng Việc”
Các yếu tố không thể thiếu của JD là gì?
Ngôn ngữ thu hút và phù hợp
Một mô tả công việc tốt nên sử dụng ngôn ngữ phản ánh và thể hiện được giá trị cũng như văn hóa của doanh nghiệp. Mặc dù bạn có thể sử dụng các mẫu mô tả công việc có sẵn nhưng cũng đừng quên “thổi hồn” vào nó. Ngôn ngữ của bạn nên rõ ràng và thể hiện yêu cầu thực tế của vị trí tuyển dụng. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể bị thôi thúc để thêm vào các biệt ngữ của công ty càng nhiều càng tốt nhưng có nhiều khả năng điều này sẽ khiến ứng viên không hiểu được tất cả những gì cần biết về bạn.
Minh bạch về quyền lợi và văn hóa
Có thể nói quyền lợi mà nhân viên nhận được và văn hóa là một phần rất quan trọng trong việc tạo ra một doanh nghiệp cạnh tranh trong thị trường việc làm ngày nay. Các ứng viên nên nhanh chóng hiểu được giá trị, cảm nhận về văn hóa của bạn và có những hiểu biết rõ ràng về một số lợi ích khi làm việc ở công ty. Như đã nói ở phần JD là gì, bạn cần lưu ý rằng những điều này nên là thực tiễn đang diễn ra ở nơi làm việc! Bởi nếu mô tả công việc của bạn tự hào rằng nhân viên sẽ có thời gian làm việc vui vẻ, lành mạnh nhưng thực tế mọi người không thân thiện, không hỗ trợ nhau, thậm chí cạnh tranh gay gắt họ sẽ nhanh chóng mất niềm tin và tự rút lui khỏi quy trình.
Vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng
Các mô tả công việc tốt nhất là những mô tả bao gồm ví dụ thực tế về công việc cụ thể mà ứng viên sẽ làm hàng ngày cùng với lượng thời gian dự kiến sẽ được dành riêng cho mỗi nhiệm vụ. Vậy cách thể hiện điều này tốt nhất trong Job Description là gì?
Các phần công việc nên được biểu thị dưới dạng phần trăm (chẳng hạn như sắp xếp hồ sơ 20%, nhập dữ liệu 40%...). Mỗi nhiệm vụ nên bắt đầu bằng một động từ, mô tả ngắn gọn về công việc, đối tượng và mục đích. Ví dụ, “Tổng hợp các báo cáo hàng tháng để theo dõi ngân sách của bộ phận”.
Một lần nữa, bạn cũng nên chắc chắn sử dụng các từ ngữ mô tả chính xác, tránh dùng các từ “đao to búa lớn” không phù hợp. Mặc dù thu hút ứng viên là quan trọng nhưng phóng đại mọi thứ để có được sự chú ý của họ có thể dẫn đến tỉ lệ nghỉ việc tăng cao.
Tập trung vào mục tiêu
Khả năng chú ý của mọi người đang giảm dần đồng thời họ cũng dễ bị phân tâm bởi email và quảng cáo. Mặc dù bạn cần bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết nhưng điều quan trọng là không nên kéo dài bản mô tả. Chẳng hạn, đối với việc liệt kê các trách nhiệm, bạn nên giữ ở số lượng 10 đến 15 nhiệm vụ là tốt nhất. Bằng cách giữ cho thông điệp có trọng tâm, bạn sẽ thu hút đúng người thay vì các ứng viên đang ứng tuyển một cách “mù quáng”.
Làm nổi bật các cơ hội
Chia sẻ về các thông tin tích cực về văn hóa, thành công của tổ chức và các đối tác thú vị mà ứng viên sẽ làm việc cùng cũng là điều rất quan trọng trong mô tả công việc. Hãy làm nổi bật cơ hội thăng tiến của ứng viên và giúp họ thấy những gì công việc này có thể cung cấp về mặt phát triển. Những người khát khao thành công đều sẽ muốn làm việc cho các công ty biết tạo điều kiện để nhân viên ngày càng chuyên nghiệp hơn.
Hướng đến sự đa dạng
Theo nghiên cứu, các đội nhóm đa dạng hóa nhân viên có hiệu suất làm việc cao hơn 35% so với các nhóm không đa dạng. Thay vì tạo một bản mô tả công việc để thu hút những người giống như bạn, hãy xây dựng để thu hút những người có thể giúp bạn mở rộng và đa dạng hóa đội nhóm. Hãy suy nghĩ về những từ bạn sử dụng, vì ngôn ngữ mang tính định kiến vô tình sẽ ngăn mọi người xem xét việc ứng tuyển. Sử dụng từ ngữ trung lập hơn có thể giúp mở rộng phạm vi ứng viên thêm 42% và kết quả là bạn sẽ có nhiều cơ hội tuyển được người phù hợp đồng thời rút ngắn được thời gian tuyển dụng.
Nếu đã hiểu rõ JD là gì thì bạn sẽ thấy một mô tả công việc tốt không chỉ là một danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm khô khan. Nếu được viết tốt, nó sẽ giúp ứng viên biết được điều gì là quan trọng đối với một vị trí. Nó không chỉ cung cấp bức tranh rõ ràng về công việc cho các ứng viên tiềm năng mà còn là công cụ hữu ích để đo lường hiệu suất và là tài liệu tham khảo quan trọng trong trường hợp nhân viên nói rằng “Đây không phải là công việc của tôi!”. Vì vậy, càng minh bạch và chính xác khi viết mô tả công việc, thì nó càng hữu ích với bạn trong tương lai.
